Сравнительная характеристика систем автоматизации деятельности рекламных служб
Система автоматизации, как уже упоминалось, представляет собой прежде всего реляционную базу данных – хранилище данных всего рекламного подразделения (или отдельного агентства). К разработке каждой из рассматриваемых ниже систем автоматизации рекламных служб предъявлялись различные требования, но подход к разрабатываемому проекту опирался на одни и те же особенности.
Первым этапом разработки проекта было проектирование реляционной базы данных. На данном этапе составлялись бизнес-схемы процессов предприятия, анализировались аппаратное и программное обеспечение, необходимое для разработки системы, проводилось планирование разработки интерфейса пользователей (26).
На этом этапе разработчики каждой из программ учитывали следующие особенности:
- Соответствие аппаратных и программных средств, применяемых для работы, нуждам сотрудников предприятия. От данного соответствия во многом зависит эффективность системы управления.
- Скорость отклика системы. Время ожидания пользователем при работе с системой должно быть минимальным. В ряде случаев при проектировании реляционных баз данных приходится отказаться от идеализированных моделей в пользу гибкости и скорости работы. Чаще всего ускорение работы системы связано с увеличением размера программы.
- Достаточность данных. Реляционная база данных должна содержать все необходимые пользователю данные. В случае недостатка данных пользователь будет вынужден использовать вспомогательные средства для фиксации информации.
- Масштабируемость системы. При проектировании реляционной базы данных необходимо предусмотреть модификацию и наращиваемость базы данных в процессе внедрения и эксплуатации системы. Обычно, как отмечают авторы (39), уже в период создания системы автоматизации бизнес-процессы предприятия претерпевают изменения. Таким образом, разработчики должны быть готовы к пересмотру схемы базы данных во время написания системы автоматизации. Отсутствие механизмов масштабируемости приводит к быстрому устареванию системы.
- Открытость системы. Большинство современных систем управления представляют собой открытые системы. Это означает способность расширения системы за счет подключения модулей сторонних разработчиков и дополнительного аппаратного и программного обеспечения.
Процесс разработки системы, как отмечает к.т.н. Харитонова И. (49), проходит 5 фаз : Анализ. Планирование. Реализация. Стабилизация. Внедрение (опытная эксплуатация).
Первая фаза - Анализ - позволит сформулировать и согласовать общее понимание проблем и способов их решения между заказчиком (руководителем рекламной службы) и командой проекта. Следующая фаза - Планирование – имеет целью создание информационной модели системы и спецификациями проекта. Большое внимание здесь уделяется разработке структуры базы данных, достаточно гибкой, чтобы она была способна реагировать на динамические изменения в данной предметной области.
Третья и четвертая фазы - реализация и стабилизация системы. За это время необходимо создать базу данных на сервере, запрограммировать и оттестировать все специфицированные функции.
На этом заканчивается процесс проектирования. Далее начинается фаза опытной эксплуатации. Одновременно с этим возможна такая стадия проекта как перепроектирование. Основой для этой работы могут стать как замечания и претензии пользователей системы, так и просто пересмотр неудачных решений.
В итоге в каждом из описанных ниже проектов была создана база данных, которая содержит необходимую информацию о клиентах отдела рекламы - рекламодателях, об объемах проданной рекламной площади и о стоимости предоставляемых клиентам услуг. Эта база данных является основой для выполнения как оперативных функций сотрудников отдела, таких, как оформление заказов на рекламу или учет контактов с клиентами, так и создание множества отчетов оперативного и статистического характера.
Создание единого информационного пространства исключает дублирование ввода информации в различных подразделениях агентства/отдела. Как наиболее сложную часть базы данных разработчики этих программ отмечают формализованное (в виде реляционных таблиц) представление об услугах, предоставляемых агентством, т.к. список этих услуг является очень динамичным и плохо структурированным.
В Таблице 1 даны отличительные особенности трех имеющихся на рынке программного обеспечения систем автоматизации.
Таблица 1
Системы автоматизации офиса рекламного подразделения
АИС |
Основное назначение |
Отличительные особенности |
Media Service |
1.Ведение учета постановки и размещения рекламных материалов в различных СМИ; 2. Контроль за поступающими и исходящими денежными потоками. |
1.В равной степени удобна для работы с различными рекламоносителями. 2. В основу системы положен модульный принцип ввода и обработки информации. 3. По архитектуре - многопользовательская, легко накладывается на инфраструктуру организации, сохраняя имеющее место разбиение на отделы, подразделения и т.п. |
Agent |
Внебухгалтерский учет рекламных материалов |
1. Программа учета рекламных материалов в рекламном агентстве предназначена для оперативного маркетинга собственного бизнеса. 2. Ведет параллельный учет рекламных площадей и позволяет оперативно решать все вопросы, связанные с управлением производством и размещением рекламы в СМИ. 3. требует установленного MS Access'97. |
СиЗиФ |
Это инструмент организации работ в офисе рекламного агентства, специализирующегося в первую очередь на размещении рекламы в СМИ. |
1. Чрезвычайно проста в эксплуатации, не требует специальной квалификации и рассчитана на постоянное использование персоналом рекламного агентства. 2. Не являясь программой бухгалтерского учета, является инструментом для организации первичного документооборота, контроля взаиморасчетов, и ведения внутрифирменного учета. 3. Может быть установлена на одном компьютере или работать в сети. В программу встроен гибкий механизм перехода от однопользовательского режима работы к сетевому. |