Виды коммерческих писем в деловой переписке.

Помимо устных переговоров коммерсанты-партнеры исполь­зуют деловую переписку, в частности, широко используются на практике коммерческие письма.

Коммерческие письма составляются при заключении и вы­полнении коммерческой сделки, от имени юридического лица и имеют правовую силу, т.е. могут быть обжалованы в суде. По своему функциональному назначению выделяются три вида коммерческой переписки:

1. запрос - ответ на запрос;

2. предложение (оферта) - ответ на предложение;

3. рекламация (претензия) - ответ на рекламацию,

Запрос - коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложения на поставку товара. В запросе указывается наиме­нование товара и условия, на которых партнеру желательно по­лучить товар, например, количество и качество товара, его мо­дель, марка, цена, сроки поставки, условия платежа. Запрос та­кого типа входит в группу контрактных документов и использу­ется при подготовке к заключению сделки.

Пример № 1.

Ссылаясь на переговоры с Вашим представителем в апреле с. г., просим выслать нам коммерческие предложения на люстры из прессованного хру­сталя и другие бытовые светильники (бра, торшеры, подвески, настенные лампы) с указанием максимального количества поставки по всем предлага­емым типам.

Пример № 2.

Благодарим за каталог, который Вы прислали, и сообщаем, что мы за­интересованы в импорте столовых фарфоровых сервизов. Просим сделать нам предложение на 100 комплектов с указанием рода упаковки.

Если продавец не может сразу выслать покупателю интересу­ющий его товар, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности:

· принятие вопроса к рассмотрению;

· выяснение возможностей поставки интересующего покупа­теля товара;

· отказ поставить интересующий покупателя товар;

· изменение условий поставки (изменение количества това­ра, модели, марки, сроков поставки и т. п.);

· обещание направить предложения на поставку интересу­ющего покупателя товара.

Пример ответа па запрос.

Благодарим за запрос на поставку столовых фарфоровых сервизов. В настоящее время мы рассматриваем вопрос о возможности предоста­вления Вам предложения на интересующий Вас товар. Наше решение сообщим в ближайшее время.

С уважением (подпись)

В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему предложение (оферту), т.е. заявление о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Оферта - формальное предложение заключить коммерче­скую сделку, содержащее все существенные условия соглашения: ассортимент, количество, цены, сроки, ответственность сторон и т.п. Предложение может быть направлено покупателю как в ответ на его запрос, так и по инициативе продавца. При этом обычно указывается наименование предлагаемого товара, количество, качество, цена, срок поставки, условия пла­тежа, род упаковки и другие условия в зависимости от характера товара.

Пример.

Мы можем предложить Вам цветные телевизоры фирмы «Сони» с экра­ном по диагонали 51 см (указываются количество, качество, упаковка, усло­вия поставки, цена, срок поставки, условия платежа).